Vacature Regio Assisten Utrecht, Utrecht, Part-time - Uitvaartvacatures.nl

De Helpende Hand zoekt: Regio Assisten Utrecht

Utrecht, Part-time

Geplaatst: 13 november 2018

Voor een van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar een Parttime Regio-assistent voor het bedrijfsbureau.

Doelstelling van de functie
Zorgdragen voor een effectieve en efficiënte coördinatie en administratieve ondersteuning van het team en de regiomanager.

Werkzaamheden

Roosterplanning
• Maakt en bewaakt roosters en vakantieplanning.
• Voert verlof- en urenadministratie en verwerkt ziekmeldingen.
• Planning van werkzaamheden
• Inventariseert, coördineert en bewaakt werkzaamheden binnen het team.
• Stuurt het proces zo nodig tijdig bij, conform interne richtlijnen en (leveranciers-)afspraken zodanig dat de eigen afdeling wordt ontzorgd en het logistieke proces per uitvaart volledig georganiseerd is.
• Signaleert risico’s in de dienstverlening richting regiomanager.
Overlijdensmeldingen
• Bespreekt overlijdensmeldingen met nabestaanden.
• Zet overbrengingen, thuisopbaringen en repatriëringen/grensregelingen in gang.
• Regelt en registreert gemeentelijke meldingen, conform interne richtlijnen en instructies zodanig dat het logistieke proces van de uitvaart volledig georganiseerd is.
• Eerstelijnsondersteuning
• Beantwoordt als eerstelijnscontact vragen van uitvaartverzorgers, uitvaartleiders, algemeen medewerkers, flexschilmedewerkers en nabestaanden.

Ondersteuning team en Regio Manager
Voert diverse taken uit ter ondersteuning van team en/of regio manager, dit kan zijn:
• Beheer van de agenda van de regiomanager
• Plannen en organiseren van overleggen
• Behandelen van klachten
• Ondersteuning bij werkzaamheden met een vakinhoudelijk karakter conform opdracht en gemaakte afspraken om team en regiomanager te ontzorgen en werkzaamheden en informatiestroom zo doelmatig mogelijk te laten verlopen.

Key Performance Indicatoren
• Bezetting
• Tijdigheid
• Klanttevredenheid
• Mate waarin team en regiomanager zich ondersteund voelen
• Productiviteit

Belangrijkste uitdagingen
•Realiseren van optimale klanttevredenheid in ieder klantcontact.
•Bewaren van overzicht en flexibel zijn om snel te schakelen tussen diverse werkzaamheden en situaties.
•Proactief optreden bij dreigende verstoringen in de processen.
• Optimale inzet van de interne en externe flex capaciteit.
In deze rol ben je sparringpartner voor o.a. uitvaartcentra, vervoer, crematoria en nabestaandendesk. Tevens onderhoudt je contacten met gemeenten, GGD, GGZ, officier van justitie etc. en interne en externe leveranciers.

Wij vragen
• HBO werk- en denkniveau
• Klantgerichtheid
• Ervaring in soortgelijke functie
• Ervaring in de Uitvaartbranche is een pré
• Ervaring met computersystemen
• Communicatief sterk
• Stressbestendig
• 32 uur beschikbaar

Wij bieden

Een dynamische functie in een professionele organisatie.
Salaris conform CAO Uitvaartbranche

linkedin Tweeten